Les séances de trente minutes s'enchaînent toute la journée : entre deux patients, vous avez à peine le temps de laver les mains et de changer la housse. Le téléphone sonne pourtant en permanence : nouvelle ordonnance, renouvellement, patient bloqué pour un lumbago qui veut « passer aujourd'hui ». Décrocher au milieu d'une séance n'est pas acceptable ; ne pas répondre du tout crée une file d'attente invisible et des messages vocaux le soir.
Le kinésithérapeute libéral gère seul l'agenda entre deux actes de soin. Chaque créneau compte : une case vide ou un nouveau patient perdu représente du volume sur plusieurs séances — une ordonnance de dix à vingt séances transforme un panier unitaire modeste en dossier récurrent important.
Le ticket de séance est souvent entre 30 et 50 €, mais l'enjeu économique est la série : 300 à 1 000 € ou plus sur une ordonnance complète. Perdre un patient au premier contact, c'est potentiellement tout le cycle qui part chez un confrère plus réactif au téléphone.
Les urgences perçues (torticolis, lumbago) augmentent la pression : le patient veut un créneau vite, même si vous êtes déjà saturé. Il faut donc une réponse calme qui cadre les attentes sans vous obliger à courir entre deux salles en lisant le répondeur.
Les annulations et reports, mal gérés, créent des trous dans l'agenda et de la frustration : un flux structuré réduit les quiproquos.
L'assistant accueille, distingue nouvelle prise en charge, renouvellement ou demande de modification, note les informations utiles selon vos règles (sans diagnostic au téléphone), et propose des créneaux conformes à vos plages. SMS au patient, récap pour vous : vous terminez la mobilisation en cours sereinement.
Le client compose votre numéro. Si vous ne décrochez pas, AAHO répond en quelques secondes à votre place, avec une voix naturelle et le ton de votre activité.
L'assistant pose les bonnes questions : problème, zone, urgence, créneaux possibles. Le client est pris au sérieux sans vous sortir du chantier.
Un SMS récapitulatif part chez le client avec des créneaux clairs. Il confirme en un clic ; vous recevez la notification avec toutes les infos utiles pour intervenir.
Vous gardez la décision clinique et l'organisation du cabinet : l'assistant fluidifie l'accès au planning.
À 30–50 €/séance, une ordonnance de 10–20 séances représente souvent 300–1 000 € de dossier.
4 patients non convertis sur un trimestre × 12 séances × 35 € moyenne prudente ≈ 1 680 € — à comparer à un forfait autour de 49 €/mois.
Exemple indicatif : l'important est l'effet cumulé des séances sur plusieurs semaines.
SMS, qualification légère, créneaux : réduire la charge administrative entre deux patients.
Pas de sonnerie dans le vide : le client entend une voix tout de suite et sait qu'il est au bon endroit.
Code postal, type de demande, niveau d'urgence : vous évitez les allers-retours et les appels « pour voir ».
Le client garde une trace écrite ; vous gardez une base propre pour planifier sans erreur.
Les créneaux proposés respectent vos règles : vous ne double-book pas votre propre agenda.
Vous êtes prévenu quand ça compte, pour rappeler ou affiner le devis au bon moment.
Essai gratuit 7 jours : vous testez sur le terrain avec vos vrais appels avant de décider.
« Je suis en séances tête-bêche, je coupe le téléphone. Avant je passais une heure le soir à rappeler. Là les patients ont un créneau tout de suite et moi je vois le planning sans couper une mobilisation à mi-parcours. »
Antoine, kinésithérapeute à Montpellier
Témoignage illustratif — pas encore basé sur un client AAHO identifié.
49 €/mois tout inclus.
Plages de consultation ?
Vous paramétrez vos horaires et types de créneaux : l'assistant propose uniquement ce qui est cohérent avec votre organisation réelle.
Ordonnance et renouvellement ?
Le flux peut orienter nouvelle prise en charge vs suite de traitement pour préparer votre secrétariat léger — sans remplacer le cadre réglementaire du métier.
Urgences (blocage dos, torticolis) ?
Vous définissez comment prioriser ou rassurer quand vous êtes saturé : message clair vaut mieux qu'une absence totale de réponse.
Annulations et reports ?
Une prise de message structurée évite les doubles réservations et trace les demandes pour que vous rappeliez avec le bon contexte.
Carte bancaire requise — annulable à tout moment. Vous branchez votre flux d'appels, vous constatez sur une semaine si vous récupérez plus de dossiers — puis vous décidez.
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